الدليل الإجرائي في إعداد التقارير الإدارية للإداريين في مكاتب التربية والتعليم

عنوان الكتاب: الدليل الإجرائي في إعداد التقارير الإدارية للإداريين في مكاتب التربية والتعليم

إعداد: خالد مطهر العدواني. 

نوعه: دليل إجرائي.

الناشر: إدارة الجودة والاعتماد بمكتب التربية والتعليم بمحافظة المحويت.

البلد: الجمهورية اليمنية. 

سنة النشر: 2016

مقدمة الدليل:

تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامه داخل دوائر المؤسسات على اختلاف أنواعها وتخصصاتها، وبدون التقارير يكون من الصعب على الإدارة السيطرة على المؤسسة وقياداتها بفاعلية وكفائه، حيث تعتمد الإدارة على ما تتضمنه التقارير من المعلومات لمعرفة ما يجري داخل المؤسسة واتخاذ القرارات المناسبة في المواقف المختلفة ورسم السياسات والخطط واختيار أسلوب العمل المناسب، كما تساعد التقارير في التعرف على وجهات نظر و أراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والحلول التي يقترحونها لمشكلات العمل.

وقد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من الأمور السهلة أو البسيطة، إلا أنها في الواقع عملية لها أصول علميه يجب أن تراعى، كما أنها تتطلب مهارات لدى كاتب التقرير تساعد على زيادة فعالية التقرير، مثل: القدرة على التفكير المنطقي، والقدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور، والقدرة على التفسير وتبسيط الأفكار، والقدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبة.

ومن هنا تظهر أهمية الإعداد السليم للتقارير، ومراعاة المبادئ العلمية لكتابتها، واكتساب المهارات الفردية اللازمة لذلك حتى تتحقق لها الفعالية والتأثير المطلوبين.

ومن خلال واقع التقارير السنوية التي ترفع من الإدارات المختلفة لوحظ الكثير من المشكلات والغموض وقلة الفاعلية لها، وصعوبة فهمها؛ ويرجع ذلك إلى ضعف في كتابة التقارير وأساليب عرضها وسوء فهم لمهارات كتابة التقارير الإدارية؛ الأمر الذي استوجب رفع مقترح بإعداد دليل إجرائي يستهدف العاملين في إدارات مكتب التربية والتعليم ليسترشدو به في كتابة تقاريرهم الإدارية (السنوية والدورية).

وبناءاً على ذلك أُصد أمر التكليف رقم (35) 21/ 8/ 2016م، والذي يقضي بإعداد دليل إجرائي في كيفية إعداد التقارير الإدارية، بهدف اعتماده وتوزيعه على جميع الادارات حتى يعمل بموجبه في إعداد التقارير الإدارية. 

وفي هذا الدليل توضيح لكيفية إعداد التقارير الإدارية بالتفصيل وبطريقة إجرائية ليستفيد منه جميع الإداريين في القطاعات والمؤسسات الحكومية بصفة عامة، والعاملين في إدارات مكتب التربية والتعليم بصفة خاصة.

وقد تضمن الدليل عدد من المحاور والموضوعات المهمة التي تكسب معدي التقارير المهارات اللازمة لكتابة التقارير الإدارية الناجحة والفاعلة.

ويحتوي الدليل على:

• جانب نظري حول مفهوم التقارير وأهدافها وأهميتها وفوائدها وأنواعها ومواصفات ومعايير التقرير الجيد.
• مراحل إعداد التقرير الإدارية.
• مكونات (أجزاء) التقرير الإدارية.
• أساليب عرض التقارير الإدارية.
• الشروط الشكلية واللغوية لإعداد التقارير الإدارية.
• وقد روعي في إعداد الدليل التبسيط وضرب الأمثلة والترتيب المنطقي حتى يسهل فهمه والتعامل مع محتوياته.

متمنياً للجميع التوفيق لما فيه مصلحة الوطن،،،،

1/ 10/ 2016م

معد الدليل الأستاذ

خالد مطهر العدواني

مدير إدارة الجودة والاعتماد

بمكتب التربية والتعليم بمحافظة المحويت

أهداف الدليل

الهدف العام:

يهدف الدليل إلى تنمية مهارات الإداريين في مكاتب التربية والتعليم في مجال إعداد التقارير الإدارية بطريقة عملية وإجرائية وأكثر فاعلية.

الأهداف الخاصة:

يتوقع بعد الانتهاء من قراءة هذا الدليل أن تكون قادراً على أن:

• تعرف مفهوم التقرير.
• تدرك أهمية التقارير في الأعمال الإدارية.
• تصيغ أهداف التقرير بطريقة واضحة وصحيحة.
• تميز بين أنواع التقارير المختلفة.
• تحدد مواصفات ومعايير التقرير الجيد.
• تبين مراحل إعداد التقارير الإدارية.
• تستخدم أساليب عرض التقارير الإدارية بمهارة.
• توظف القواعد اللغوية بشكل صحيح عند كتابة التقرير.
• تراعي الشروط الشكلية في كتابة التقارير الإدارية.
• تتقن إعداد التقرير السنوي بجميع خطواته ومعاييره من مبدأ حديث الرسول (صلى الله عليه وسلم): " إذا عمل أحدكم عملاً فليتقنه ".
• تعد تقرير متكامل المكونات والشروط والمعايير.

إرشادات عند استخدام الدليل:

يتكون الدليل من مجموعة من المهارات والمعارف، لذا ينبغي الاستفادة منها بقدر الإمكان وفيما يأتي إرشادات للاستفادة بشكل أفضل من الدليل:

• أقرأ محتويات الدليل بشكل متسلسل ومتتابع حتى تكتمل الأفكار وتترابط.
• قم بتطبيق كل خطوة من خطوات التقرير عملياً على إدارتك بكل جدية حتى تستفيد من الدليل وتكتسب المهارات المطلوبة من خلال التطبيق.
• هناك وقفات بعنوان (تنويه) فيها بعض الملاحظات الهامة التي قد تحتاج إلى التنبه إليها عند إعدادك للتقرير.
• يمكنك الاستفادة من الأمثلة التوضيحية والجداول والنماذج المضمنة في الدليل أثناء كتابتك للتقرير .
• بإمكانك طلب المشورة والاستفسار عند إعداد التقرير من الإدارات المختصة في مكتب التربية والتعليم.

تمهيد:

للكتابة الإدارية على اختلاف أنواعها دور مهم وحيوي في كافة المؤسسات والمنظمات، نظرا لأنها تعتبر من أهم وسائل الاتصال، هذا فضلا عن أن معظم المنظمات والهيئات والمؤسسات تنفق نسبة كبيرة من الأموال على الاتصالات الكتابية.

 وتعد الاتصالات الكتابية بكافة أشكالها (خطابات، مذكرات، تقارير ...) مرآة لكتابها كما أنها تعبر عن وجهة نظرة ووجهة نظر عمله، فمهارات الكتابة الإدارية تعد من أهم مقومات الموظف الناجح.

 لذا فإن المؤسسات وجهات العمل المختلفة، تسعى دائماً لتنمية مهارات الكتابة الإدارية لدى الموظفين بها لضمان استيفائهم للشروط الفنية واستكمالاً للمقومات العلمية والإدارية عند قيامهم بالكتابة الإدارية على اختلاف أنواعها بالشكل المنسق والأسلوب الواضح المهذب والإعداد الجيد والإخراج المتميز ، يؤثر في القارئ  بدرجة عالية. 

 وبالرغم من التطور التقني الهائل في مجال وسائل الاتصال وتعددها لخدمة العمل المكتبي لتحسين إنتاجيته وزيادة فاعليته لتحقيق الأهداف المرجوة فستضل الكتابة الإدارية دائما في المقدمة.

و هذا الدليل تناول التقارير كأحد أهم أساليب الكتابة الإدارية بشكل مفصل وبطريقة إجرائية (عملية).

-----------------------

لمن يرغب بالحصول على نسخة pdf   مجانية يمكن تنزيلها من حسابي  على تيليجرام..
https://t.me/kadwany